みさなん、こんにちは株式会社アトラスの甲斐田です。
こんかいは、毎年券売機のレンタルでご利用いただいてる日高市役所さまの導入事例をご紹介します。
まず初めに、当社は規模の大きなイベントをいくつか請け負ったことがありますが、来場者の数でいえば日高市が主催する曼殊沙華祭りは開催期間中に10万人を超えるビックイベントです。
このイベントで、当社もお声をお掛けいただくのは、何よりも光栄で感謝しかありません。
開催期間も一ヶ月にみたない期間ですが、社員一丸となって取り組む夏の総仕上げのレンタル事業です。
ことしは、レンタルの種類も増え主催者の日高市さまから、業務用のテントも一緒にご利用いただきました。
それでは、導入事例としてご紹介いたします。
Contents
巾着田曼珠沙華まつりについて
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曼殊沙華まつりの概要と規模
日高市は、埼玉県南西部に位置し川越・狭山・飯能市などと隣接した地域となります。
日高市にある巾着田公園は、埼玉在住の方は子供を連れて一度は行ったことがある人が多いのではないでしょうか？
春には桜、秋にはコスモスが咲き夏には浅瀬の川にたくさんの子供たちが集う自然が豊かな公園です。
また、広大な敷地には水車があって風情豊かなスポットとなっています。
そして、なんといっても夏の終わりを告げる彼岸花は全国有数とされる500万本の曼殊沙華が咲き乱れ、森全体が真っ赤に染まり人々を目を楽しませてくれます。
この、彼岸花が咲く時期に日高市さまは「曼殊沙華祭り」を約2週間開催し、期間中は10万を超える来場者が巾着公園に訪れます。
天皇陛下のご行幸について
平成29年には、現在の上皇明人さま、上皇后美智子さまが御来園され満開の彼岸花を観賞されたそうです。
巾着田公園の入り口には、上皇さま御来園の記念石碑が設けられ、改めてこのお祭りに当社が参加できるのも光栄に思います。
主催者が抱えていた課題
さて、ここで主催者の日高市が抱えていた架台をご説明します。
日高市さまは、来場のお客さまの入場料を現金で決済していたそうです。
現金を受けとり、引換券としてチケットを手渡す手法を取っていたそうですが、いくつかの問題があったとご相談がありました。
１：入場までの時間を短縮すること・お釣りの渡し間違え
２：釣銭の準備
３：閉園後の売上集計
４：券売機を野外に設置すること
５：テント設営・撤収の手間
以上5点が日高市さまが抱えていた課題となりますが詳しく説明します。
1:入場までの時間を短縮すること・お釣りの渡し間違い「10万人超の来場者に不快な思いをさせたくない」
少額の決済は、まだまだ現金を利用するユーザーさまが多いそうです！
期間中10万人以上が訪れる曼殊沙華祭り。
入場券販売の現場では、実はいくつもの悩みを抱えていたそうです。
ピーク時になると、レジ前に10人以上のお客様が並ぶのは日常茶飯事。
団体のお客様がどっと押し寄せる時間帯は特に大変で、入園料を受け取る係、人数を数える係と、1台のPOSレジに2～3名のスタッフが張り付く必要があったといいます。
もちろんPOSレジを増やして何とか対応しようとしたものの、今度は別の問題が。
臨時で入ったスタッフさんに操作を教えなければならず、これがまた一苦労だったそうです。
短時間で覚えてもらうにも限界がありますから。
そして避けられないのが釣銭ミス。
不慣れなスタッフさんがどんなに気をつけていても、お客様が次から次へと来る中では、つい間違えてしまうことがあったそうです。
混雑している時ほど、こうしたミスは起きやすいものですよね。
また、キャッシュレス決済の端末は日高市さまでご用意いただいてますが、電波の状況が良くない時があるそうです。
キャッシュレス決済と券売機を併用することで電波状況が悪い場合は、券売機にお客さまを誘導することで団体のお客さまと混雑したときの対処をするのが一番効率がいいと受付のスタッフさまにお言葉をいただきました。
現金管理の負担を軽減したい
野外イベント運営における二つの大きな課題として、釣銭管理と売上集計業務がありました。
巾着田は広大な敷地のため、複数の入場ゲートが離れた場所に設置されています。
釣銭が不足するたびに、管理事務所から各ゲートまで補充に回る必要があり、大きな負担となっていました。
一日分の釣銭をあらかじめ各ゲートに配置することも検討しましたが、日高市さまより防犯面での不安があるとのご相談をいただいていました。
さらに深刻だったのが、閉園後の集計業務です。
担当責任者の渋谷様によると、入場者数と売上金額がなかなか一致せず、POSレジ内の売上確認や発券枚数の照合を何度も繰り返す必要があったそうです。
市役所職員さまが夜遅くまで集計作業に追われる状況が続いており、この問題の解決は渋谷さまの最も解決してほしいご要望でした。
テント設営・撤収の手間
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今年から、新たに始めた業務用テントを曼殊沙華祭りで使っていただくようになりました。
以前使っていたテントは、設営に最低でも4人必要だったそうで準備も撤収も一苦労だったそうです。
よく見かける、タイプのテントです。
去年までは、日高市さまにテントを用意してもらってましたが人手が足りないとのことで自社のワンタッチテントをご用意し各ゲートに設営しました。
このテント最大の特徴は、2人で簡単に組み立てることができて設営時間も慣れれば10分ほどで済んでしまいます。
また、軽くて丈夫です。
アルミ製で重さも10kgに満たなくなっています。（）
天幕も耐久性が高く紫外線をカットするので、夏場の日差しが強い場所でも来場のお客さんが暑さを避けることが出来ます。
この、ワンタッチテントが設営の手間がかからず運営者のみなさまにも好評で、来場のお客さまが購入するとき直射日光が当たらないので好評でした。
撤収も非常に簡単です。
天幕を外さない状態でフレームを畳むと3分ほどで撤収がすむので、今までの1/10位の時間短縮になります。
撤収の人数は２人で出来ること、時間の短縮が1/10で済むことに日高市役所のスタッフさまからも「これ、前から気になってたけど設営に時間がかからなくて、いいですね！」といった声をいただきました。
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導入したレンタル機材とその効果
券売機・ワンタッチテント導入による業務効率化
こんかいご利用いただいた大きなイベントは、思わぬトラブルがあるそうです。
例えば、大雨や台風が来たり、機械の故障があったり、売り上げが合わないなどのトラブルがあると運営スタッフのみなさんの負担は、計り知れないと思います。
当社では、屋外イベントでも券売機・両替機が使えるようにテント設営を行うサービスも込みで提供しています。
また、雨が降ったときに券売機や両替機を水から守る対策も全てお任せください。
券売機をイベントで使ってみたいお客様は、自社サイト「イベント・飲食店対応券売機レンタルページ」へアクセスしてください！
券売機は、内部に水が入らないように当社独自の加工がしてあります。
このサービスは、関東圏であれば全て自社でご対応いたします。
なっといっても、当社は初めて券売機・両替機・業務用テントなどのイベントで必要な機材取り扱い説明会を無料で、実施してるので安心してイベントの運営ができます。
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これらの設備のほかに、電源がどうしても取れない場所でのイベントには発電機・ポータブル電源をご用意してるので、是非ご利用ください。
用途にあった700Wh～12000Whのポータブル電源を数多く取り揃えています。
もちろん、屋内イベントで電源がないときにも面倒な配線工事が不要となるポータブル電源も多数用意しています。
複数台・大容量のポータブル電源をご希望のお客さまはご相談ください。
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業務用テントレンタルで設営時間を大幅短縮
導入後の成果と（日高市役所さま）主催者の声
曼殊沙華運勢者さまから許可をいただきお客様の声をyoutubeで音声としてアップしています。
動画の音声通り、金銭事故もなく人員の削減につながりお役に立てたことをうれしく思います。
お客さまからの要望事項として、券売機のつり銭のタイミングが遅く来場したお客さまがお釣りを取り忘れるトラブルが見受けられたそうです。
この時間設定は、改善いたします。
お釣りの返却時間の設定は、あまり短くすると二枚目の券を購入する場合、ボタンを押す前にお金が戻ってくるのでユーザー様にお手間をかけることがあります。
この辺は何秒で設定をすべきか？当社も悩みどころで・・・
いつも10秒で設定してるのですが、年配者の来場者と外国の来場者さまが多いと聞き15秒で設定足しました。
配慮が足りなく大変申し訳ございませんでした。
15秒では長すぎるので、次回もご利用いただいた場合は改善いたします。
まとめ
年間10万人以上が訪れる大規模な屋外イベントでは、チケット販売と設営作業の両面で複雑な課題が発生します。
ピーク時には1台のレジに10人以上の行列ができ、団体予約の対応には2〜3名のスタッフが必要となります。
加えて、アルバイトスタッフへの研修負担や現金の取り扱いミスなど、人的リソースに起因する問題も避けられません。
さらに、広大な会場に点在する複数の入場ゲートでの現金管理は、事前の釣銭準備における防犯上の懸念や、終業後の売上集計作業の長時間化など、運営側にとって大きな負担となっていました。
実際、スタッフが深夜まで入場者数と売上金額の差異を調整する作業に追われるケースも少なくありませんでした。
一方、イベント会場の設営作業においても課題がありました。
9月は天候が変わりやすく台風の季節でもあり、日中は35度を超える残暑が厳しい時期でもあります。
運営スタッフや来場者の日差し対策として業務用テントは不可欠ですが、従来の設営方法では1つのテントに6人のスタッフが1時間を要し、特に高齢のスタッフが多い現場では大きな負担となっていました。
これらの課題に対して、自動券売機と業務用ワンタッチテントの導入は、人手を介さない効率的なチケット販売と現金管理を実現するとともに、設営作業を2人20分に短縮し、イベント運営全体の安定性・安全性・効率性を大きく向上させる有効な解決策となります。
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